FisBox / Fiscal memory / Fiscal printer


e-invoicing #2

Language: SLOVAK (SK) - translate to ENG / Autorské práva -©-

20.03.2013 - e-invoicing
( e-fakturácia ) - analýza problematiky

Problematike e-invoicingu sa venujú napríklad tieto články:

#1 Využívanie výhod elektronickej fakturácie v Európe
#2 e-Invoicing na národnej úrovni
#3 Elektronická fakturácia - eInvoicing
#4 e-invoicing, short EC info, #5 celtrino, #6 e-invoice.bg

Po prečítaní uvedených článkov som dospel k názoru, že riešenie problematiky elektronickej fakturácie sa v doterajších projektoch uberá nesprávnym smerom. Firmy a inštitúcie sa zaoberajú riešením
formálnej stránky veci. Nevenujú dostatočnú pozornosť právnej stránke veci.

Za prioritnú vec pri riešení problematiky elektronickej fakturácie považujem
právnu a finančnú zodpovednosť za dáta a finančné hodnoty, ktoré prenášané dáta reprezentujú.

Súčasné projekty riešia problematiku formátu prenášaných dát, štruktúry prenášaných záznamov, zabezpečením dát pri prenose alebo tým, ako zabezpečiť medzinárodné overovanie elektronických podpisov.

To, či sa dáta budú prenášať ako PDF, ISDOC, IDOC, CSV alebo XML, vôbec nie je až také podstatné. Vždy je možné prenášať dáta faktúry vo viacerých formátoch, podľa požiadavky odberateľa. Stačí doplniť do údajov dodávateľa alebo odberateľa informáciu o tom, v akom formáte a akým kanálom chce prijímať alebo bude dáta odosielať.

Veľmi dôležitá je aj zložitosť ponúkaných riešení a náklady spojené s ich prevádzkou. Dôležitým pri mobilných zariadeniach je množstvo prenášaných dát ale aj problematika oddeleného úložiska pre dáta a s dátami súvisiace podpisy. FisBox ponúka cenovo veľmi výhodné riešenie s minimálnym množstvom prenášaných dát. Jednotné úložisko pre dáta a ich elektronický podpis. Jednoduché a bezpečné overenie integrity a pôvodu všetkých dokladov, bezplatné využívanie komunikačných protokolov, prenos a spracovanie dát bez licenčných poplatkov.

To všetko pri zachovaní vysokej miery elektronickej aj mechanickej ochrany dát pred nežiadúcou modifikáciou, skresľovaním alebo ignorovaním povinnosti tvorby účtovných evidencií. Dôležitým nástrojom transparentnej tvorby účtovnej evidencie definovanej filozofiou FisBox, je časová a logická synchronizácia všetkých, daňových aj nedaňových dokladov.
V praxi by sa mali vyskytovať a používať len také doklady účtovnej evidencie firiem, ktoré sú pred vytlačením zapísané vo fiskálnej pamäti FisBox.

Systém elektronickej fakturácie musí zabezpečovať:

- vierohodnosť faktúry
(totožnosť dodávateľa, resp. osoby, ktorá v jeho mene faktúru vystavila),
- neporušenosť obsahu faktúry (zachovanie faktúry v pôvodnom stave od jej vydania až do lehoty na archiváciu),
- čitateľnosť (faktúru je možné čítať bežným spôsobom a nie je v zakódovanej forme).

Za podstatný problém pre úspešné zavedenie e-invoicingu do prostredia malých a stredných firiem, ktorých je v EU až 98%, považujem zložitosť ponúkaných riešení. Problémom je aj cena riešenia a periodické platby za súvisiace elektronické služby. Týmito sú elektronické podpisovanie prostredníctvom certifikovanej autority, nutnosť On Line pripojenia na internet, viazanosť poplatkov na počet vytvorených dokladov, atď.

Sporným bodom v cloudových riešeniach zostáva podmienka zabezpečenia "neporušenosti obsahu faktúry". V cloude nikdy nie je jednoznačné aké dáta kde sú uložené. Či sa jedná o originálne dáta a či nie je len dočasne presmerovaný dátový smerník na úplne inú, skreslenú kópiu pôvodných dát. Pričom za iným smerníkom môžu byť ukryté aj pôvodné neskreslené dáta. Bežné sú prípady, kedy sa tvoria súbežne dve verzie účtovných dokladov. V prípade daňovej kontroly smerník ukazuje na neskreslené dáta ale pri výpočte daňových odvodov na skreslené dáta. Ukladanie dokladov viacerých firiem v spoločnom cloude je často krát spájané s tkz. "optimalizáciou daní" tak, že sa účtovné doklady odstránia na strane vystavovateľa aj príjemcu. Ak sa vysporiadanie pohľadávok a záväzkov robí formou zápočtu bez finančných transakcií cez banku, takéto podvody sú prakticky nezistiteľné.

Účtovníctva firiem musia byť elektronicky overiteľné ako celok. Elektronické podpisy ani zabezpečené elektronické podpisy jednotlivých dokladov nie sú postačujúce. Nikto totiž nemá povinnosť evidovať počet vydaných elektronických podpisov a počet skutočne uplatnených podpisov na daňové účely. Podpísať je možné aj doklad, ktorý sa neskôr odstráni. Koľko elektronicky podpísaných dokladov sa odstránilo alebo upravilo a podpísalo znova, nikto nikdy nezistí. Cloudové a klasické účtovnícke technológie samostatne bez pamäťového média s jednorazovým zápisom a časovou synchronizáciou tvorených dokladov neposkytujú dôveryhodné informácie o účtovaných súvislostiach.

FisBox ponúka úplne iný pohľad na vec elektronickej fakturácie a vedenie účtovnej agendy firiem. Ponúka jednoduché a lacné riešenie postavené na tom, že dáta vytvorené a uložené v zaliatom pamäťovom médiu FisBox, považujeme za "sväté". Len dáta, ktoré sú uložené v pamäti FisBox naozaj vznikli a sú uložené nemodifikovateľne. Ten, kto tieto dáta vytvoril nesie plnú právnu a finančnú zodpovednosť za to, čo vytvoril a odberateľom poskytol.

Nesie zodpovednosť za DPH, ktorú si na základe vytvoreného dokumentu uplatní prijímateľ elektronického dokumentu. Je zodpovedný za odvedenie dane zo zisku, ktorú vytvorenými dokladmi evidoval. Je zodpovedný za následky, ktoré vznikli ak doklad nebol zapísaný v pamäťovom médiu včas, alebo nebol doklad, ktorý sa na trhu objavil, zaevidovaný vôbec a zaevidovaný mal byť.

FisBox zároveň automaticky tvorí dôveryhodný elektronický archív dokumentov

- poskytuje istotu o pôvode, originalite a pravosti elektronického dokumentu
- nie je potrebné dodatočne digitalizovať papierovú podobu firemných dokumentov
- poskytuje riešenie v úplnom súlade s aktuálne platnou legislatívou
- rieši komplexne celú oblasť dokumentov, hotovostné platby aj faktúry
- tvorí základ pre elektronickú výmenu dát v prostredí B2B a B2C
- umožňuje overiť, či verzia prijatého dokumentu neprešla dodatočnou zmenou
- umožňuje tvoriť doklady v súlade so zákonom o DPH
- tvorí elektronické daňové doklady v súlade so zákonom o elektronickom podpise
- zabezpečuje požiadavky na zachovanie pravosti a pôvodu elektronických dokumentov
- umožňuje čítanie, vyhľadanie a finančnú analýzu uložených dát
- zabezpečuje zaistenie proti strate dokumentu
- zabezpečuje doklady proti pozmeňovaniu

FisBox umožňuje ľahkú kontrolu v oblasti evidencie dochádzky stálych, brigádnických a dočasných zamestnancov. Uľahčí, spresní a umožní účinnú kontrolu pracovného času zamestnancov pracujúcich na dohodu. Takto môže zamedziť ilegálnemu zamestnávaniu.

Ak by povinnosťou každého zamestnávateľa bolo evidovať dochádzku trvalých ale aj dočasných zamestnancov do zamestnania prostredníctvom fiskálnej pamäte FisBox, výrazne by klesli prevádzkové náklady. Okrem toho by bolo možné automaticky spracovávať mzdy a odvody zamestnávateľa do jednotlivých fondov. Činnosť a spracovanie dát by bola úplne automatická. Zamestnávateľ by poskytol v elektronickej forme obsah fiskálnej pamäte súvisiaci s dochádzkou zamestnancov. Dáta by mohli byť automaticky spracované v jednotlivých poisťovniach ale aj v súvisiacich organizáciách.

Na účely evidencie dochádzky a pracovného času zamestnancov by mohla byť uvedená a daňovým úradom evidovaná samostatná fiskálna pamäť FisBox. Jej úloha by bola určená výhradne k evidencii zamestnaneckých pohybov, evidencii pracovného času a výpočty platieb do fondov.

Takto by nedochádzalo k nežiadúcemu "miešaniu" navzájom nesúvisiacich dát a zvýšila by sa transparentnosť procesu. Prípadná kontrola by vždy konfrontovala zoznam zamestnancov na pracovisku s obsahom fiskálnej pamäte.

FisBox ponúka široké možnosti využitia vďaka jedinečnej funkcii, ktorou je možnosť evidovať časovú súvislosť udalostí. Je možné tvoriť synchronizované záznamy udalostí aj s ich finančnou hodnotou a detailným popisom predmetu udalosti.
Daňovo uznateľné by mali byť len tie udalosti a náklady, ktoré majú vykonaný záznam vo fiskálnom médiu FisBox. Pričom v danom zápise musí byť uvedená celková finančná hodnota, predmet a detaily činnosti. Ak to činnosť umožňuje, zápis by mal obsahovať aj čiastkové finančné hodnoty ale aj identifikáciu dodávateľa a odberateľa.

Zapisovať by sa mali udalosti typu: evidencia jázd, služobné cesty, cestovné príkazy, cestovné náhrady ale aj všetky ostatné udalosti, ktoré ovplyvňujú základ dane. FisBox účinne zabráni
"kreatívnemu účtovníctvu", ktoré firmy často krát na poslednú chvíľu pred daňovým priznaním robia tak, aby nemali žiadnu daňovú povinnosť. Často krát sa tvoria vymyslené účtovné doklady, ktorých pravosť je overiteľná len v trestnoprávnom konaní. Povinným používaním zariadenia FisBox vo všetkých firmách by sa situácia zjednodušila. Overenie existencie každého dokladu by bolo jednoduché a okamžité.

Rovnaký proces je výhodné využívať aj v prípade evidencie hostí v ubytovacích zariadeniach a súvisiacej povinnosti hlásenia zoznamu ubytovaných cudzineckej polícii. Tento proces by bol automatizovaný, rýchly a nedochádzalo by k nežiadúcej dodatočnej modifikácii alebo vymazávaniu dát.



Ing. Štefan Genšor






-

 Info: www.FisBox.eu info@FisBox.eu