FisBox / Fiscal memory / Fiscal printer


Automatická učtáreň


23.12.2010 /
Language: SLOVAK (SK) - translate to ENG / Autorské práva -©-

Automatická účtovná agenda - AUA FisBox


Situácia vo vývoji automatického spracovania dát dostala novú príležitosť zavedením fiskálnych tlačiarní a fiskálnych pamätí. Elektronická archivácia tvorených dokumentov s možnosťou ich adresovania, overenia a priebežného načítavania otvára úplne nové možnosti automatického spracovania a vedenia účtovnej agendy firiem. Dlhodobým cieľom projektu fiskálnej pamäte
FisBox je zrušenie povinnosti vedenia účtovnej agendy firiem.

Ak totiž definujeme fiskálnu pamäť ako pamäť s jednorazovým a trvalým zápisom bez možnosti zapísané dáta pozmeniť, môže firma ako právny subjekt touto formou deklarovať svoju serióznosť voči ekonomickému systému. Jednoduchým umožnením vzdialeného prístupu k dátam uloženým vo fiskálnej pamäti je možné automaticky spracovať alebo overiť celoročnú účtovnú agendu bez zásahu pracovníkov danej firmy ale aj bez účasti kontrolórov.

Základným predpokladom činnosti automatickej učtárne je existencia jednej alebo niekoľkých fiskálnych tlačiarní
FisBox 103 alebo FisBox 350. V týchto tlačiarňach je interne umiestnený riadiaci modul s veľkokapacitnou fiskálnou pamäťou FisBox. Typickou vlastnosťou fiskálnej pamäte na ktorej je celá filozofia automatického vedenia účtovnej agendy postavená je jednorázovosť zápisu dát do tejto pamäte a možnosť opakovaného čítania zapísaných dát.

V automatickej učtárni (AUA) musí byť definovaná nutnosť tvorby všetkých dokladov s využitím fiskálnych tlačiarní a zápisom do fiskálnych pamätí. Musí byť dodržané pravidlo, ktoré uzná za platné a účtovne akceptovateľné len tie doklady, ktoré boli zapísané vo fiskálnej pamäti. Chybne vytvorený doklad musí byť stornovaný opravným dokladom s určením väzby na primárny doklad.

Každý vytvorený doklad obsahuje elektronický podpis, ktorým je možné overiť pravosť daného dokladu a zároveň je zárukou toho, že tento doklad je nezmazateľne zapísaný v konkrétnej fiskálnej pamäti registrovanej daňovým úradom na meno konkrétneho daňovníka.
Pozri typický doklad z FisBox 350.
Schéma zdieľanej tvorby účtovných elektronicky podpísaných dokladov.
Detaily zdieľanej tvorby účtovných elektronicky podpísaných dokladov.
Ekologická analýza elektronickej archivácie účtovných elektronicky podpísaných dokladov.

V čase nečinnosti obsluhy si hlavný účtovný program na pozadí automaticky načítava z fiskálnej pamäte vytvorené doklady a zaučtováva ich podľa vopred stanovených pravidiel.

V programovacích jazykoch (C++, Pascal, PHP...), ten istý logický algoritmus je možné kompilovať v rôznych kompilátoroch. Výsledkom by mal byť funkčne a hodnotovo ten istý cieľový produkt. Kvalita kompilátora a integrované prostredie je pridanou hodnotou, ktorá bude cenotvorným parametrom "kompilátora" automatickej účtovnej agendy AUA FisBox. Samozrejmosťou by malo byť to, že daňový úrad bude mať svoj vlastný kompilátor, ktorým overí či prezentovaná cieľová hodnota platieb do fondov, miezd, DPH a dane z príjmu sa zhoduje s tou, ktorú daňovník zaplatil. Zároveň bude kontrolovateľné, či ku nároku na odpočet daní nebol jeden doklad využitý viackrát. Aby mohli kompilátory daňovníka a daňového úradu fungovať nezávisle a autonómne, musí byť zadaná definičná tabuľka typov dokladov, zoznam použitých fiskálnych pamätí, rozsah použitých indexov dokladov, chybová a opravná tabuľka nesprávnych dokladov.

Je potrebné určiť, ktoré "daňové udalosti" sa musia do pamäte FisBox ukladať. Taktiež je nutné definovať formát dát a identifikačné prvky jednotlivých udalostí. Ak sa do pamäte FisBox bude povinne ukladať aj príchod do zamestnania zamestnancov a brigádnikov, výrazne to napomôže predchádzaniu nelegálnej zamestnanosti. Kontrola bude veľmi jednoduchá, zápisy v pamäti nie je možné vkladať dodatočne ani obsah pamäte modifikovať. Kontrola vie obsah pamäte načítať okamžite a na mieste v prevádzke. Vykonať prípadnú kotrolu prítomných zamestnancov bude jednoduché. Takýchto daňových udalostí je veľa, všetky je možné zaznamenávať do pamäte a spracovávať ako účtovné udalosti alebo ako podklady pre povinné hlásenia štátnej správe. Vhodne definovaný formát dát daňových udalostí umožní automatický export a spracovanie dát.

Výhodou je, že FisBox je plne autonómny a funkčný bez OnLine pripojenia k internetu. Netvorí používateľom dodatočné náklady a výrazne zjednodušuje agendu odbúraním papierovej formy dokumentov. Príjemca vie predbežne overiť pravosť prijatého dokladu aj bez kontaktu s jeho tvorcom a bez kontaktu s daňovou autoritou.

Kompilačné spracovanie vytvorených dát je v dávkovom procese:

- doklady sa v priebehu dňa tvoria a ukladajú vo fiskálnej pamäti s elektronickým podpisom, dátovo a sekvenčne nenarušiteľne,
- následne v postprocese cez obednú prestávku alebo v automatickom nočnom spracovaní sa spustí proces načítania a 'účtovnej kompilácie',
- výsledkom procesu bude automatické spracovanie účtovnej agendy,
- rozoslanie elektronicky podpísaných dokladov obchodných partnerom,
- chybová tabuľka nutných opráv ak sa logické chyby vyskytnú.

Správca dane môže na základe vzdialene prístupných
alebo elektronicky odoslaných dát:

- overiť pravosť, linearitu a logickú väzbu všetkých dokladov,
- priamo vypočítať a firmu informovať o výškach jednotlivých platieb daní,
- vypočítať a vyžiadať platby odvodov do finančných fondov,
- správca dane môže na základe dát krížovo overiť existenciu účtovných dokladov,
- správca dane má kontrolu nad overením logických väzieb sekvenčných dokladov,
- správca dane môže zabezpečiť sekundárnu archiváciu poskytnutých dát,
- odpadá povinnosť archivácie papierovej formy účtovných dokladov,
- znižujú sa poštovné, administratívne, prevádzkové a prepravné náklady,
- zaniká povinnosť archivácie a skladovania dokumentov v papierovej forme,
- znižuje sa chybovosť pri účtovaní,

Legislatívna definícia elektonických dokladov:

Faktúry alebo iné účtovné doklady zasielané v elektronickej forme podľa Zákona o účtovníctve č. 431/2002 zo dňa 18.06.2002, §32 "Preukázateľnosť účtovného záznamu", sú všetky lokálne vytlačené dokumenty (u ktorých je možné elektronicky nezávisle na vystavovateľovi overiť ich pravosť a technické prostriedky zabezpečujú ich vznik a nemodifikovateľnosť) plnohodnotné daňové doklady.

Súvisiace informácie:
pozri tu /fakturácia/ a tiež tu /elektronický podpis/.

Zjednodušene...

- máte vo firme jednu alebo viac fiskálnych tlačiarní
FisBox na ktorých tvoríte doklady,
- fiskálna pamäť v tlačiarni uchováva všetko, čo sa na danej tlačiarni vytvorí,
-
programom /napr. FisTop/ tvoríte podľa dohodnutých pravidiel doklady a skladové karty,
- každý pohyb tovaru /príjem, výdaj, poškodenie, atď/ zaznamenávate vytvorením dokladu,
- tvoríte fiskálne doklady, ak pohyb má vplyv na daň z príjmu alebo DPH,
- tvoríte nefiskálne doklady ak doklad má nedaňový charakter - pozri
typy dokladov,
- na konci dňa inteligentný účtovný program načíta všetky doklady, ktoré ste vytvorili,
- analýzou textu načítaného žurnálu rozúčtuje v účtovníctve vytvorené doklady,
- doplní do globálneho skladu vytvorené skladové karty a pohyby na nich,
- doplní v účtovníctve adresy nových dodávateľov a odberateľov,
- doplní v účtovníctve pohľadávky z adresných dokladov ktoré ste vytvorili,
- vysporiada v účtovníctve záväzky, ktorých úhradu ste prijali alebo potvrdili,
- rozúčtuje prijaté zálohy a finančné či materiálne pohyby medzi prevádzkami,
- ak nastane potreba, inteligentný účtovný systém vie ku textovej verzii načítaného dokladu z fiskálnej pamäte automaticky vytvoriť " krajšiu PDF" verziu kópie dokladu,
- ak fiskálna pamäť eviduje použitím nefiskálnych typov dokladov aj príchody a odchody zamestnancov do práce je možné automaticky spracovať aj mzdy či dovolenky,
- na konci spracovania si riadiaci program poznačí číslo posledného dokladu,
- elektronickou formou odošle vytvorené nové doklady obchodným partnerom tak, aby ich účtovná agenda mohla prijaté elektronicky podpísané doklady overiť a automaticky spracovať,

- každá fiskálna tlačiareň je prihlásená a evidovaná daňovým úradom na daňovníka,
- fiskálna tlačiareň a pamäť je zaplombovaná a chránená pred neoprávneným zásahom,
- fiskálna pamäť má vlastné hodiny reálneho času, eviduje každú zmenu v systémovom dátume a čase, doklady nie je možné vytvárať dodatočne ani antidatovo,
- fiskálna tlačiareň eviduje dátumy, časy a počet zapnutí, dĺžku činnosti a všetky aktivity,
- každý vytvorený doklad na fiskálnej tlačiarni
FisBox je trvale nemeniteľne uložený a kedykoľvek okamžite vďaka priamej adrese /neopakujúcemu sa indexu/ bez vyhľadávania načítateľný z fiskálnej pamäte aj po niekoľkých rokoch,
- podľa kódu uvedeného na doklade môže hocikto hocikedy overiť jeho pravosť a určiť typ,
- každý takto vytvorený doklad má kryptografickú pečiatku pravosti ktorú vytvorí a trvale spolu s dokladom uloží vo fiskálnej pamäti pri jeho vzniku
FisBox,
- každý takto vytvorený doklad je nezávisle na vystavovateľovi overiteľný iným modulom
FisBox, overiť doklad vie aj príjemca emailu textovej verzie dokladu, čo umožní používať čiste elektronickú komunikáciu a zdieľanie daňových aj nedaňových dokladov,
- ak nastane potreba absolútneho overenia a analýzy, doklad je možné načítať alebo vytlačiť kópiu z fiskálnej pamäte v ktorej vznikol okamžite a bez vyhľadávania,
- absolútne načítavanie dokladov je možné realizovať diaľkovo použitím internetu a umožnením vzdialeného prístupu k obsahu fiskálnej pamäte,
- pri povolení vzdialeného prístupu k čítaniu obsahu fiskálnej pamäte má vzdialený systém možnosť overiť, či reálne komunikuje s danou konkrétnou fiskálnou pamäťou a zabrániť tak simulácii komunikácie iným zariadením,
- fiskálna pamäť je nezávislá na použitom operačnom systéme, nie je viazaná na žiaden riadiaci účtovný program ktorý tvorí doklady, je načítateľná a kontrolovateľná ľubovoľným PC v čase pokiaľ je ešte v prevádzke a je nainštalovaná interne v tlačiarni ale aj po jej deaktivovaní a počas povinnej archivácie 10 rokov (ReadOnly mode),

Zhrnutie...

Tvorené doklady majú narastajúci index, nie je možné ich dodatočne pozmeniť, obsluha má možnosť vytvárať len nové doklady alebo opravné doklady pri omyle. Po pripojení ktorejkoľvek fiskálnej tlačiarne vie hlavný účtovný program koľko a akých dokladov v tlačiarni pribudlo, vie si ich načítať a účtovne automaticky spracovať. Riadiaci účtovný program má možnosť vytvorené doklady automaticky odosielať odberateľom aj dodávateľom prostredníctvom emailu. Doklady majú overovací kód a príjemca vie nezávisle na vystavovateľovi každý doklad overiť a posúdiť jeho dôveryhodnosť pre prípadné následné automatické zaúčtovanie v jeho účtovnej agende.

Samozrejmosťou je možnosť kedykoľvek opakovane načítavať všetky doklady z
fiskálnej pamäte FisBox v prípade potreby, poruchy riadiaceho PC či nutnosti spätnej analýzy tvorených dokladov z dôvodu kontroly. Celý systém tvorby a ukladania vytvorených, nezmazateľne a nemodifikovateľne uložených dokladov je nezávislý na operačnom systéme a použitom účtovnom programe. Dáta uložené vo fiskálnej pamäti sú načítateľné v čiste textovom formáte spracovateľnom ľubovoľným systémom. Fiskálna pamäť FisBox má technický predpoklad udržať neporušene všetky doklady v podobe ako vznikli po dobu minimálne 15 rokov od ich vzniku a to i bez napájacieho napätia.

Ak tvorca vášho účtovného programu patrí medzi pokrokovejších, nebude mať problém kedykoľvek všetky vytvorené doklady načítať z fiskálnej pamäte a automaticky zaúčtovať v účtovníctve. Toto všetko bude môcť urobiť úplne automaticky pokiaľ vy budete na obednej prestávke. Riadiaci program načíta z fiskálnej pamäte čísla, typy a hodnoty vytvorených dokladov, automaticky ich rozúčtuje, priradí pohľadávky alebo úhrady podľa odberateľov, dokonca v prípade potreby dokáže načítať skladové karty tovarov, ktoré ste doplnili vo fiskálnej tlačiarni a môže tvoriť nezávislú položkovitú skladovú evidenciu.

Nevyhnutnou podmienkou vedenia automatickej účtovnej agendy a následné zrušenie povinnosti vedenia klasickej účtovnej agendy umožňuje existencia média označovaného ako VEĽKOKAPACITNÁ FISKÁLNA PAMAŤ FisBox. Až toto médium dáva celému systému oficiálnu pečiatku dôveryhodnosti a zákonnej akceptovateľnosti.

Fiskálna pamäť v poňatí predošlých starších pokladničných systémov vzhľadom k svojej nízkej kapacite /cca 2000 záznamov kumulovaných obratov z dennej uzávierky/ neumožňovala využitie v automatizovaných systémoch spracovania dát.
Automatizované spracovanie dát v systéme FisBox je umožnené vďaka tomu, že pamäťový riadiaci modul obsahuje RTC, kompresný, kódovací a čítací modul v jednom neoddeliteľnom monolytickom bloku.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

V krátkosti sa pokúsim naznačiť ako by sa dali automatizovane tvoriť doklady s využitím nášho programu
FisTop tak, aby vytvorené doklady mohol inteligentný účtovný systém načítavať a preniesť do účtovníctva.

Pri tvorbe účtovných dokladov postupujte nasledovne:

- spustíte pokladničný program ku fiskálnej tlačiarni
FisTop,
- z databázy PLU pripravte položky dokladu do prípravy /do okna 4 FisTop/,
- v okne 1 /podniky/ zaostrite požadovaného odberateľa ak má byť doklad vedený ako adresný doklad / stlačením ALT-N máte možnosť pridať nového odberateľa /,

=> stlačte F2 - zvoľte typ dokladu:
==> ak sa jedná o faktúru zvoľte typ: /* 05 */ "Faktúra / Invoice",
==> ak sa jedná o zálohovú faktúru - predfaktúru: /* 21 */ "Predfaktúra / zálohová faktúra",
==> ostatné účtovné prípady sú zrejmé z názvov typov dokladov /je možnosť predefinovať názvy typov dokladov podľa vlastnej potreby /

- ak je klient fyzicky prítomný, odovzdáte mu vytlačený doklad z fiskálnej tlačiarne,
- pri internetovej komunikácii mu odošlete emailom textovú verziu dokladu načítanú z fiskálnej pamäte, prípadne doplníte ku textovej verzii dokladu PDF verziu s tým, do PDF dokumentu sa doplní overovací kód s príslušenstvom vypočítaný fiskálnou tlačiarňou /globálne poradové číslo dokladu vo fiskálnej pamäti, dátum vytvorenia a hodnotu/,

- úloha je z pohľadu obsluhy skončená, ostatnú činnosť vykoná riadiaci inteligentný účtovný program...

Po skončení pracovného dňa si riadiaci účtovný program sám načíta nové doklady a rozúčtuje tržby. Rozdelí doklady podľa typu, príjem a výdaj tovaru. Podľa dohodnutých pravidiel zaúčtuje fiskálne aj nefiskálne doklady, vie aktualizovať databázu pohľadávok a záväzkov podľa adresných dokladov ale aj skladovú položkovitú evidenciu tovarov. Dokonca je možnosť evidovať tovarové položky individuálne podľa EAN13 a súčasne je možné každý vyrobený/dodaný kus sledovať podľa jeho výrobného čísla.

Činnosť systému môže byť úplne automatizovaná a môže fungovať bez zásahu obsluhy.
Úloha učtárne sa zredukuje na "kontrolnú a riadiacu" činnosť, kde sa budú riešiť len účtovné poruchové stavy, ktoré nie je možné automatizovať alebo zlyhal ľudský faktor.

Rovnako použitím fiskálnych pamätí je možné vyriešiť evidenciu dochádzky s prenosom na mzdy alebo automatizované účtovanie pri použití WebShop-u, atď.

Certifikovaná fiskálna pamäť v celom tomto automatizovanom systéme slúži ako základné zariadenia na zber a uchovanie dát. Ako sa tieto "vyzbierané" dáta ďalej využijú, bude závisieť na logike celého systému. Logiku si určujete vy, dáta vám vyzbiera a bezpečne uchová fiskálna pamäť FisBox.

Aktuálna cena fiskálneho zariadenia
FisBox pri hromadnom nasadení do praxe môže klesnúť na
30 EUR, pričom vo fiskálnej pamäti je možné trvale uložiť 2 000 000 dokladov. Úspory by boli obrovské, výrazne by stúpla dôveryhodnosť trhu a dohľadateľnosť dokladov.

Ing. Štefan Genšor

23.12.2010

Cloud Computing (CC) <= versus => Autoamtická účtovná agenda (AUA) FisBox

Filozofia 'Cloud Computingu' a 'AUA FisBox' sú v protiklade. Zatiaľ čo CC si ako základnú prioritu kladie vzdialené ukladanie, prístup a on line spracovanie dát uložených u hostiteľa, FisBox AUA je postavená na tkz. kompilačnom princípe lokálne uložených dát. CC je prezentovaný ako moderný a pokrokový prístup. Málo sa hovorí o základných a principiálnych problémoch ktoré CC prináša. Tými je možnosť zneužitia dát uložených u hostiteľa, nefunkčnosť systému pri prerušení alebo spomalení internetu, možnosť vydierania a blokovanie prístupu k starším dátam pri "konflikte" s hostiteľom alebo po jeho zániku. Filozofia CC nemá reálnu šancu stať sa účtovným štandartom akceptovateľným daňovým a finančným orgánom. AUA FisBox dáva výhradné vlastnícke a prístupové právo k dátam len majiteľovi. Vzhľadom k tomu, že zákon definuje vlastnosti a použitie fiskálnej pamäte zákonom 289/2008, je reálne a prakticky dosiahnuteľné, aby štandart AUA FisBox bol akceptovaný ako štandart vedenia automatickej účtovnej agendy.

Ktorá filozofia bude úspešnejšia a viac sa presadí, sa ukáže v najbližších rokoch.

Súvisiace informácie:
pozri tu /fakturácia/ a tiež tu /elektronický podpis/.


Autorské práva, © Copyright


Info:

Automatická učtáreň #1, Elektronický podpis #2, Časová pečiatka #3,
Shared FisBox #4, e-invoicing A #5, e-invoicing B #6.








-

 Info: www.FisBox.eu info@FisBox.eu